7 chức năng cơ bản của hệ thống tổng đài doanh nghiệp

Tổng đài doanh nghiệp giúp cho việc giao tiếp giữa nhân viên và khách hàng trở nên dễ dàng hơn. Các chức năng cơ bản của tổng đài bao gồm như Call Transfer, Call Pickup, Call Forward, Caller ID, Music on Hold, Call out Pin, Backlist.

1. Chức năng Call Transfer ( Chuyển cuộc gọi điện thoại trong nội bộ)

Call Transfer là chuyển cuộc gọi nội bộ đến một máy nhánh khác. Ví dụ: Khi máy 101 đang nghe mà muốn chuyển sang cho 102 thì sử dụng chức năng này.

chức năng cơ bản của hệ thống tổng đài

Call Transfer ( chuyển cuộc gọi điện thoại nội bộ)

Có 2 loại chuyển cuộc gọi trên hệ thống tổng đài như sau:

1.1. Blind Call Transfer

Chuyển máy không cần quan tâm đến tình trạng của máy nhánh được chuyển, nên trong trường hợp máy được chuyển bị busy hoặc bị không có ai trả lời thì người chuyển cũng không biết => Cuộc gọi bị gián đoạn.

CÁCH THỰC HIỆN:

Cấu trúc: Transfer + Ext + Transfer ( Hoặc Nút # )

Khi đang nghe máy bấm nút transfer trên màn hình hoặc trên bàn phím ( Tùy thuộc vào dòng điện thoại ) rồi bấm tiếp số máy cần chuyển rồi bấm tiếp transfer 1 lần nữa.

1.2 Attended Call Transfer

Chuyển máy có kiểm tra tình trạng của máy được chuyển, hoặc trao đổi trước với người được chuyển, thường được sử dụng cho các máy của tiếp tân. Trong trường hợp máy người được chuyển bận hoặc không nghe máy thì sẽ trả cuộc gọi về cho người chuyển.

CÁCH THỰC HIỆN:

Cấu trúc: *2 + ext + #

Khi 101 đang nghe cuộc gọi muốn chuyển cho 102 thì bấm phím *2 + 102 # trong trường hợp 102 đang bận, hoặc không nghe máy thì cuộc gọi trả về 101 ngoài ra 101 có thể trao đổi trước với 102 xem có muốn nhận cuộc gọi này không rồi mới thực hiện chuyển.

2. Chức năng Call Pickup ( Rước cuộc gọi, cướp cuộc gọi)

Call Pickup là thao tác để rước cuộc gọi (Cướp cuộc gọi) đang đổ chuông ở một máy khác. Ví dụ: line 102 đang đổ chuông, người ngồi line 101 có thể thực hiện rước cuộc gọi để nói chuyện với khách hàng.

chức năng cơ bản của hệ thống tổng đài

Call Pickup ( Rước cuộc gọi, cướp cuộc gọi)

Có 2 loại rước cuộc gọi như sau:

2.1. Call Pickup (trực tiếp)

Rước cuộc gọi trực tiếp từ 1 line cụ thể ( Ví dụ 101 rước cuộc gọi từ 102 )

Cấu trúc: ##102#

2.2. Call Pickup Group ( theo nhóm)

Ví dụ: Bạn có phòng sales 10 người, sẽ có nhiều người ra ngoài gặp gỡ khách hàng, khi cuộc gọi đổ chuông vào các máy đó mà không ai bắt máy, nếu để khách chờ quá lâu thì họ có thể tắt máy. Bạn cần phải rước cuộc gọi máy ngay, nhưng bạn sẽ không nhớ rõ máy đang đổ chuông là line số bao nhiêu, Call Pickup sẽ giải quyết bài toán rước cuộc gọi trong nhóm.

Khai báo các line vào trong 1 nhóm ( 101 => 109 )

Cấu trúc: *8# ( Để rước bất kỳ cuộc gọi nào đang đổ chuông trong nhóm đã được cài đặt)

3. Chức năng Call Forward ( Chuyển cuộc gọi)

Call Forward là chức năng sử dụng để chuyển cuộc gọi thường sẽ được cài đặt sẵn khi có một điều kiện nào đó thì chức năng này sẽ được thực hiện.

Điều kiện chuyển cuộc gọi như sau:

  • Luôn luôn chuyển
  • Máy bận.
  • Không trả lời
  • Đổ chuông bao nhiêu giây

Chuyển cuộc gọi đến đâu?

  • Chuyển ra số di động
  • Chuyển đi line khác

Cách chuyển: Bấm vào nút Call Forward và làm theo hướng dẫn các tùy chọn.

4. Chức năng Caller ID ( Hiển thị số gọi đến)

Chức năng này cho phép hiển thị số khách hàng gọi đến lên màn hình điện thoại, softphone, hoặc các phần mềm có popup thông tin cá nhân.

Chức năng này đã mở sẵn trên tổng đài ( Không cần phải thao tác)

5. Chức năng Music On Hold ( Nhạc chờ khi gọi đến)

Khi khách hàng gọi đến bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng, có nhiều nhân viên trực máy vì nhiều lý do khác nhau mà cuộc gọi chưa được kết nối với họ như:

  • Đang đổ chuông
  • Bận máy
  • Không ai trực

chức năng cơ bản của hệ thống tổng đài

Music On Hold ( Nhạc chờ khi gọi đến)

Thay vì bạn để khách hàng nghe tiếng đổ chuông buồn chán thì thay vào đó bằng nhạc chờ Music On Hold. Sử dụng nhạc chờ mặc định của tổng đài hoặc bạn có cập nhật các bản nhạc chờ yêu thích lên hệ thống tổng đài doanh nghiệp của bạn.

6. Chức năng Call out Pin ( Đặt Pin cho các line gọi ra ngoài)

Bạn muốn kiểm soát nhân viên, một số người có mã pin mới được gọi ra ngoài. Tổng đài cho phép bạn có thể tạo ra nhiều PIN cấp cho nhiều người khác nhau để đảm bảo quá trình làm việc và trao đổi diễn ra hiệu quả hơn.

7. Chức năng Call Blacklist (Chặn cuộc gọi vào)

Tại sao bạn lại phải chặn cuộc gọi? Trong một số trường hợp, doanh nghiệp của bạn có thể bị khách hàng gọi vào phá rối ( Nhiều đầu số 1800 cho phép gọi miễn phí nên khách hàng gọi vào phá rối) hoặc có thể là bên đối thủ gọi vào phá rối.

chức năng cơ bản của hệ thống tổng đài

Call Blacklist (Chặn cuộc gọi vào)

Bạn cần phải đưa những số điện thoại này vào blacklist để lần sau họ gọi vào thì không còn được kết nối vào tổng đài của doanh nghiệp nữa.

Chặn số liên lạc:

Bước 1: Bấm mã *30 + nút gọi để truy cập đến chức năng chặn số

Bước 2: Nghe thông báo và nhập số cần chặn kết thúc bằng phím #

Bước 3: Phát lại số vừa nhập nếu đúng thì xác nhận bằng cách bấm phím 1

Xóa số khỏi danh sách chặn

Bước 1: Bấm mã *31 + nút gọi => Truy cập đến chức năng mở chặn số

Bước 2: Nghe thông báo và nhập số cần mở kết thúc bằng phím #

Bước 3: Phát lại số vừa nhập nếu đúng thì xác nhận bằng cách bấm phím 1

chức năng cơ bản của hệ thống tổng đài

Các chức năng chính của tổng đài

Nếu có bất kỳ thắc mắc gì về sản phẩm hoặc cần thêm thông tin về các giải pháp mạng và công nghệ thông tin, hãy liên hệ ngay với chúng tôi tại đây:

MỌI CHI TIẾT XIN VUI LÒNG TỚI:

Trụ Sở Chính:

  • Điạ chỉ: Lầu 2 & 3, 772 E-F-G Sư Vạn Hạnh, Phường 12, Quận 10, Tp. HCM
  • Điện thoại: 0839.32.89.89 – Fax: 028. 38627610 – Email: hotline@umevn.com

Chi Nhánh Miền Bắc:

  • Địa chỉ: P.412, tầng 4, Tòa nhà Eurowindow Multicomplex, 27 Trần Duy Hưng, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
  • Điện thoại: 024. 62.65.77.79 – Fax: 024. 62657789 – Email: info-hn@umevn.com

Văn Phòng Đại Diện Tại Tp. Đà Nẵng:

  • Địa điểm: Phòng số 1 , Tầng số 4, Nhà xuất bản Đà Nẵng – Số 3 đường 30 Tháng 4, Phường Hòa Cường Bắc,Quận Hải Châu,TP. Đà Nẵng
  • Điện thoại: 0236.322.16.88